Quelles sont les tâches et responsabilités du responsable de la réception à l'hôpital ?
1. Enregistrement des patients et gestion des dossiers :
- Gère les processus d'enregistrement des patients pour garantir des informations précises et opportunes sur les patients.
- Supervise la tenue et la mise à jour des dossiers médicaux des patients, en garantissant le respect des règles en matière de confidentialité.
2. Rendez-vous et planification :
- Planifie efficacement les rendez-vous et se coordonne avec le personnel médical pour minimiser le temps d'attente des patients.
- Gère les annulations ou les modifications de rendez-vous, assurant un flux fluide de patients.
3. Assurance et facturation :
- Vérifie la couverture d'assurance, gère les pré-autorisations et traite les demandes de renseignements des patients liées à la facturation.
- Coordonne avec le service de facturation pour assurer des processus de facturation rapides et précis.
4. Communication et assistance aux patients :
- Servir de premier point de contact pour les patients et les visiteurs, en leur fournissant assistance et informations.
- Gère les demandes, les plaintes et les commentaires des patients, en s'efforçant de les résoudre et de maintenir la satisfaction des patients.
5. Assurance qualité :
- Met en œuvre des mesures de contrôle de la qualité pour évaluer et améliorer les opérations de la réception, en garantissant le respect des normes hospitalières.
- Effectue des audits et des évaluations réguliers pour identifier les domaines à améliorer dans les soins et les services aux patients.
6. Supervision et formation du personnel :
- Diriger, motiver et superviser le personnel de la réception, en assurant une prestation de services efficace et courtoise.
- Offre des opportunités de formation et de développement pour améliorer les compétences du personnel et les capacités de service à la clientèle.
7. Gestion financière :
- Gère les aspects financiers des opérations du front office, y compris la gestion des espèces, les dépôts et la petite caisse.
- Coordonne avec le service financier à des fins de reporting et de rapprochement.
8. Conformité à la réglementation :
- Assure le respect des réglementations en matière de soins de santé, des lois sur la confidentialité des données et des politiques de l'hôpital.
- Met en œuvre des protocoles pour la confidentialité des patients et la sécurité des dossiers médicaux.
9. Communication avec le personnel médical :
- Facilite une communication efficace entre la réception et le personnel médical concernant l'arrivée des patients, les résultats des tests et l'état du patient.
10. Gestion de crise :
- Répond aux situations d'urgence et aux crises, en assurant la sécurité et le bien-être des patients et des visiteurs.
- Collabore avec les départements concernés pour gérer et atténuer les situations de crise.
11. Relations communautaires :
- Servir de liaison entre l'hôpital et la communauté, favorisant des relations positives et faisant la promotion des services de l'hôpital.
12. Amélioration continue :
- Rechercher activement des opportunités d'amélioration des processus et d'innovation pour améliorer l'expérience des patients et l'efficacité opérationnelle.
13. Analyse des données :
- Analyse les tendances, les modèles et les données liées aux opérations du front office pour éclairer la prise de décision et l'allocation des ressources.
14. Rapports et documentation :
- Compile et soumet des rapports sur les activités du front office, la satisfaction des patients et les mesures opérationnelles.
- Maintient une documentation précise de toutes les transactions et interactions du front office.
15. Horaire et couverture du personnel :
- Gère la planification du personnel pour assurer une couverture adéquate pendant les heures de pointe et assurer des transitions de quart de travail en douceur.
16. Résolution des conflits :
- Traite et résout les conflits entre les patients, les visiteurs et le personnel, favorisant une atmosphère harmonieuse et positive à l'hôpital.
