Que signifie avoir un devoir de diligence pour une organisation donatrice ?

Le devoir de diligence est une obligation légale et morale selon laquelle les organisations doivent agir raisonnablement pour protéger la sécurité et le bien-être des personnes ou entités affectées par leurs activités. Dans le contexte des organisations donatrices, ce devoir de diligence s’étend à divers aspects de leurs opérations et interactions, notamment :

1. Informations sur les donateurs et confidentialité :

- Collecter, stocker et traiter les informations sur les donateurs de manière responsable, en garantissant leur sécurité et leur confidentialité.

- Obtenir le consentement explicite des donateurs concernant l'utilisation de leurs informations personnelles et fournir des politiques de confidentialité claires.

- Protéger les données des donateurs contre tout accès non autorisé, toute divulgation ou toute utilisation abusive.

2. Gestion financière et responsabilité :

- Mettre en œuvre des systèmes et des contrôles financiers robustes pour garantir la bonne gestion des fonds donnés.

- Fournir aux donateurs des rapports financiers transparents et précis, comprenant des détails sur la manière dont leurs dons sont utilisés.

- Examiner et auditer régulièrement les pratiques financières pour identifier et traiter tout risque potentiel.

3. Pratiques éthiques de collecte de fonds :

- Éviter les pratiques trompeuses, trompeuses ou coercitives dans la sollicitation de dons auprès des particuliers.

- Divulguer toute information pertinente ou conflit d'intérêt potentiel aux donateurs.

- S'assurer que les efforts de collecte de fonds correspondent à la mission et aux valeurs de l'organisation.

4. Mise en œuvre et suivi du programme :

- Établir et suivre de solides procédures de mise en œuvre du programme pour garantir que les dons sont utilisés efficacement aux fins prévues.

- Surveiller et évaluer régulièrement les programmes pour évaluer leur impact, leur efficacité et leur conformité aux objectifs déclarés.

- Traiter et rectifier de manière appropriée toute lacune ou préoccupation identifiée dans le programme.

5. Droits et bien-être des bénéficiaires :

- Respecter les droits, la dignité et le bien-être des individus et des communautés desservies par l'organisation.

- Veiller à ce que les ressources données soient utilisées au profit des bénéficiaires visés et faire progresser la mission sociale de l'organisation.

- Adopter des mesures de sauvegarde appropriées pour protéger les bénéficiaires contre tout préjudice, abus ou exploitation.

6. Gouvernance et surveillance :

- Maintenir une structure de gouvernance qui fonctionne bien, avec des rôles, des responsabilités et des obligations de rendre compte clairs pour les membres du conseil d'administration et la direction.

- Établir des contrôles internes solides pour prévenir la fraude, la corruption et le détournement de fonds.

- Assurer des examens ou des audits indépendants réguliers pour évaluer le respect des normes du devoir de diligence.

7. Partenariat et collaboration :

- Faire preuve de diligence raisonnable dans la sélection des partenaires et des collaborateurs, en tenant compte de leurs antécédents, de leur réputation et de leur alignement avec la mission de l'organisation.

- Établir des accords clairs et des mécanismes de suivi pour garantir que les partenaires s'acquittent de leurs responsabilités de manière éthique et efficace.

8. Répondre aux plaintes et aux préoccupations :

- Établir un mécanisme de traitement des plaintes transparent et accessible pour les personnes ou entités concernées par l'organisation.

- Enquêter et répondre rapidement à toute préoccupation soulevée, en prenant les mesures correctives appropriées si nécessaire.

9. Amélioration continue :

- Examiner et mettre à jour régulièrement les politiques et procédures pour garantir qu'elles correspondent à l'évolution des réglementations, des meilleures pratiques et des attentes sociétales.

- Promouvoir une culture d'amélioration continue et adopter les leçons tirées des expériences passées.

En remplissant leur devoir de diligence, les organisations donatrices démontrent leur engagement en faveur d’une gestion responsable, de la transparence et d’un comportement éthique, ce qui renforce la confiance entre les donateurs, les bénéficiaires et les autres parties prenantes. Cela aide également les organisations à atténuer les risques juridiques et de réputation et améliore leur crédibilité et leur efficacité globales.