Comment déposer des dossiers médicaux dans le Texas Maisons de Retraite

Le Texas Department of Human Services réglemente fortement l'administration de bureau et détient le record tenue et le dépôt en vertu d'une attention particulière par le Code administratif Texas ( TAC ) . Titre 40 , Partie 1 , Chapitre 19 de la TAC porte sur la gestion de centre de soins infirmiers . Installations non conformes confrontés à un risque d'amendes , la fermeture et même de poursuites . L'administrateur d'un établissement doit désigner , par écrit , un superviseur clinique des dossiers qui exerce l'autorité et la responsabilité de toutes les fonctions de la greffe. Choses que vous devez Photos de fin onglet dossiers de fichiers
étiquettes à code couleur
afficher Instructions
Le 1

Examiner les politiques et procédures sur la confidentialité du dossier de votre installation . Cela servira de guide lors du dépôt de dossiers nouveaux et archivés . Si votre établissement ne dispose pas d'une politique écrite sur la confidentialité du dossier , vous devez créer et mettre en œuvre un immédiatement , tel que prescrit par TAC 19,1912 .
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Établir un fichier dans la boîte et sur ​​- boîte (protégé par personnel des dossiers ) avec un système de déconnexion . Ce système doit offrir une sécurité complète et empêcher l'accès non autorisé aux dossiers , tel que requis par TAC 19,1910 . ( Deux plateaux étiquetés à un compteur sans surveillance ne sont pas considérés comme un système de in-box/out-box sécurisé . ) L'accès aux documents doit exiger l'ordonnance d'un médecin . Enregistrez tous les ordres de médecins , ainsi que toute activité de fichier .
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Utilisez des étiquettes à code de couleurs pour créer des fichiers faciles à trouver. Attribuer certaines couleurs de lettres de l'alphabet et le fichier par nom de famille du résident . Par exemple , tous les fichiers de A à C reçoivent étiquettes vertes , D à F ont des étiquettes orange, et ainsi de suite . Si votre installation utilise un système de numérotation de dossier clinique , appliquer la méthode de code de couleur et déposer en conséquence. ( Les étiquettes vertes pour les enregistrements de 1200 à 1499 , orange pour 1500-1799 , etc )
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stockage désigné pour les fichiers actifs et inactifs . Certains bureaux choisissent d'utiliser des étagères ouvertes pour les fichiers actifs ( fichiers des résidents actuels ) et une armoire de rangement pour les dossiers inactifs ou des archives . TAC 19,1910 nécessite des installations de soins de conserver les dossiers médicaux pendant cinq ans à compter de la date à laquelle les services médicaux se terminent . Si votre installation se soucie pour les mineurs , leurs dossiers doivent être conservés pendant trois ans après le résident atteint l'âge légal en vertu du droit du Texas .
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Créer une feuille de visage pour chaque fichier . Cette fiche donne généralement des informations de base sur le résident ( nom , date de naissance , numéro de pièce , le numéro de dossier clinique , etc ) ainsi que d'une liste des documents que le fichier doit contenir . Feuilles de visage varient d'un établissement et sont généralement laissés à la discrétion administrative . Cependant , TAC 19,1911 exige que toutes les feuilles de surface donnent le nom , l'adresse postale et les numéros de téléphone du médecin traitant .
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Assembler les fichiers tout en veillant à ce que chacun est complet avec suffisamment d'informations pour identifier et soigner les résident . Le TAC nécessite qu'un fichier contient , au minimum , le nom complet du résident, maison /adresse postale , numéro de sécurité sociale , numéros de réclamation d'assurance maladie, la date de naissance et le numéro de dossier clinique (le cas échéant ) . Revue TAC 19,1911 à toutes les exigences concernant le contenu des fichiers .
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Shred ou incinérer les fichiers que vous n'êtes plus obligé de garder . Quand vous détruisez un fichier, vous devez documenter le nom du résident , numéro de dossier clinique ( le cas échéant) , et le numéro de sécurité sociale, numéro d'assurance-maladie /Medicaid , ou la date de naissance du résident . La personne qui dispose du fichier doit dater et signer ce document .