À quoi s'attendre lors d'une réunion
1. Ordre du jour de la réunion :
- Les réunions doivent avoir un ordre du jour clair décrivant les sujets à discuter. Recherchez l'ordre du jour au préalable et familiarisez-vous avec les points principaux.
2. Ponctualité :
- Arrivez à l'heure ou quelques minutes plus tôt. Être ponctuel montre du respect pour le temps des autres et aide la réunion à démarrer en douceur.
3. Présentations :
- S'il y a des participants que vous ne connaissez pas, les présentations peuvent avoir lieu au début de la réunion. Soyez prêt à vous présenter brièvement.
4. Écoute active :
- Faites attention à ce que disent les autres sans les interrompre. L'écoute active vous aide à saisir différentes perspectives et à contribuer de manière significative.
5. Contributions :
- S'il existe une opportunité de partager vos idées, soyez prêt à apporter des points pertinents liés à l'ordre du jour. Parlez de manière concise et restez dans le sujet.
6. Engagement respectueux :
- Engager les discussions avec respect et courtoisie, même en cas de désaccord. Abstenez-vous d’attaques personnelles ou d’interrompre les autres.
7. Prise de décision :
- Si des décisions doivent être prises, soyez prêt à participer aux discussions et à peser sur les points importants.
8. Éléments d'action :
- Pendant la réunion, notez toutes les tâches assignées, les délais ou les responsabilités. Ces actions assurent le suivi et la responsabilisation.
9. Procès-verbal :
- Certaines réunions peuvent avoir des rédacteurs de procès-verbaux désignés qui enregistrent les points et décisions clés. Si ce rôle vous est attribué, soyez prêt à prendre des notes précises.
10. Questions et réponses :
- Il peut y avoir une période réservée aux questions et réponses. Posez des questions pertinentes si vous avez des incertitudes.
11. Gestion du temps :
- Les réunions doivent se terminer dans le temps imparti. Soyez conscient de votre temps et de celui des autres, en évitant les discussions inutiles.
12. Suivi :
- Après la réunion, notez toutes les actions qui vous ont été assignées. Effectuez le suivi de ces tâches dans les plus brefs délais.
13. Commentaires :
- Le cas échéant, il pourrait y avoir une opportunité de fournir des commentaires sur l'efficacité de la réunion ou sur tout domaine à améliorer.
14. Clôture de la réunion :
- Le président ou l'animateur ajourne généralement la réunion. Cela signifie la fin de la discussion.
15. Opportunités de réseautage :
- Selon la nature de la réunion, il peut y avoir des opportunités de réseautage et de connexion avec d'autres participants après la réunion.
16. Documents de suivi :
- Après la réunion, vous pourriez recevoir des informations supplémentaires, des présentations ou des ressources liées à la discussion.
N'oubliez pas que chaque réunion peut varier dans sa structure, ses objectifs et son format. Être préparé et respectueux des contributions des autres vous aidera à tirer le meilleur parti de votre temps en réunion. Si vous avez des préoccupations ou des questions spécifiques, n'hésitez pas à contacter au préalable l'organisateur ou l'animateur de la réunion.
