Comment réagissez-vous à une plainte concernant le devoir de diligence ?
Commencez votre réponse en vous excusant de la situation et en exprimant votre inquiétude.
Par exemple :« Je suis désolé d'apprendre que vous avez eu une expérience négative avec notre entreprise. Nous prenons au sérieux toutes les plaintes concernant notre devoir de diligence et enquêterons sur la question de manière approfondie. »
2. Enquêter sur la plainte .
Mener une enquête approfondie sur la plainte. Rassemblez toutes les informations pertinentes, y compris les déclarations des témoins ou les documents liés à l'incident.
3. Contactez le plaignant.
Contactez le plaignant pour discuter de la situation et recueillir des informations supplémentaires. Cela peut impliquer l'organisation d'une réunion, d'un appel téléphonique ou d'un échange de courriers électroniques. Écoutez activement leurs préoccupations et prenez note de leurs commentaires.
4. Prenez les mesures appropriées.
En fonction des résultats de l'enquête, prendre toutes les mesures nécessaires pour traiter la plainte et éviter que des incidents similaires ne se reproduisent à l'avenir. Cela peut impliquer la mise en œuvre de nouvelles politiques ou procédures, la fourniture d'une formation supplémentaire au personnel ou la discipline des employés qui ont enfreint les politiques de l'entreprise.
5. Effectuer un suivi auprès du plaignant .
Une fois que vous avez pris des mesures, effectuez un suivi auprès du plaignant pour l'informer des mesures que vous avez prises pour résoudre le problème.
Exprimez votre appréciation pour leurs commentaires et assurez-leur que vous vous engagez à offrir un environnement positif et sûr pour tous.
6. Surveillez la situation.
Surveillez de près la situation pour vous assurer que les mesures correctives que vous avez prises sont efficaces pour empêcher que des incidents similaires ne se produisent.
Apportez tous les ajustements nécessaires à vos politiques ou procédures si nécessaire. En répondant aux plaintes de manière rapide et professionnelle, vous pouvez montrer à vos clients que vous appréciez leurs préoccupations et que vous vous engagez à fournir un niveau élevé de soins.
