Mesure à prendre si la documentation reçue est incomplète ou incorrecte ?
2. Identifiez les informations manquantes ou incorrectes : Comparez soigneusement la documentation reçue avec les éléments requis. Identifiez toutes les informations manquantes, telles que les formulaires requis, les signatures ou les pièces jointes. De même, notez toute information incorrecte ou incohérente dans la documentation.
3. Contacter l'expéditeur : Si la documentation est incomplète ou incorrecte, contactez rapidement l'expéditeur ou la partie responsable. Il peut s'agir de la personne ou de l'organisation qui a fourni la documentation, ou encore d'une personne ou d'un service de contact désigné. Fournissez des détails spécifiques sur les informations manquantes ou incorrectes et demandez les corrections nécessaires.
4. Demandez la documentation corrigée : Dans votre communication, indiquez clairement vos attentes concernant la documentation corrigée. Précisez les modifications ou ajouts spécifiques requis et accordez un délai raisonnable à l’expéditeur pour fournir les informations corrigées. Le cas échéant, demandez une version révisée ou mise à jour de la documentation.
5. Fixez une date limite : Lorsque vous contactez l'expéditeur, établissez un délai clair pour lequel la documentation corrigée doit être reçue. Ce délai doit être raisonnable et tenir compte de l'importance et de l'urgence de la question.
6. Gardez une trace de vos communications : Documentez toutes vos communications avec l’expéditeur concernant la documentation incomplète ou incorrecte. Cela peut inclure des e-mails, des lettres ou des journaux d’appels téléphoniques. Conservez un enregistrement des dates, des heures et du contenu de ces communications pour référence future.
7. Suivi : Après la date limite convenue, effectuez un suivi auprès de l'expéditeur pour vous assurer que la documentation corrigée a été fournie. Si l'expéditeur ne répond pas ou ne fournit pas les informations corrigées, vous devrez peut-être transmettre le problème à une autorité supérieure ou prendre d'autres mesures, le cas échéant.
8. Adhérer aux obligations légales et contractuelles : Soyez conscient de toutes les obligations légales ou contractuelles pouvant s’appliquer à la documentation et à son exactitude. Si la documentation incomplète ou incorrecte affecte la validité ou le caractère exécutoire des accords, consultez un conseiller juridique pour comprendre vos droits et responsabilités.
En suivant ces étapes, vous pouvez résoudre le problème d'une documentation incomplète ou incorrecte de manière systématique et opportune, en vous assurant que vous disposez des informations exactes et complètes nécessaires à vos fins.
