Lorsqu'un client demande des copies de son dossier médical ?

Lorsqu'un client demande des copies de son dossier médical, il est important de répondre rapidement et conformément aux lois et réglementations en vigueur, communément appelées lois sur l'accès aux dossiers médicaux. Voici quelques étapes à suivre lors du traitement d’une telle demande :

1. Accuser réception de la demande :

- Accuser réception sans délai de la demande du client en envoyant un accusé de réception écrit ou verbal dans le délai précisé par les lois applicables.

2. Déterminez la portée de la demande :

- Comprendre clairement les informations demandées par le client. Précisez si la demande inclut tous les dossiers médicaux, des dossiers spécifiques ou des enregistrements dans une certaine plage de dates.

3. Vérifier l'autorisation :

- S'assurer que le client a le droit légal d'accéder aux informations demandées. Cela nécessite généralement une autorisation écrite du client, à moins qu'il n'y ait une exception valable ou que le client agisse au nom d'une autre personne ayant une capacité juridique appropriée.

4. Évaluez les restrictions potentielles :

- Déterminer si des lois ou réglementations imposent des restrictions sur la divulgation de types spécifiques d'informations médicales, telles que les dossiers de santé mentale ou les dossiers liés au traitement de la toxicomanie.

5. Respecter les délais :

- Respecter les délais fixés par les lois applicables pour fournir les dossiers demandés. Les délais courants varient de 10 à 30 jours calendaires à compter de la date de la demande.

6. Fournissez les enregistrements :

- Préparer les dossiers médicaux demandés de manière sécurisée et confidentielle. Expurgez toute information sensible qui n’entre pas dans le champ d’application de la demande ou qui nécessite une autorisation supplémentaire pour être divulguée.

7. Facturez les frais appropriés :

- Déterminez si des frais sont applicables pour la fourniture des documents, tels que des frais de copie ou d'affranchissement. Veiller à ce que les redevances respectent les limites autorisées fixées par la réglementation.

8. Conserver des enregistrements de la demande :

- Conserver une copie de la demande, de l'autorisation et de toute communication du client relative au processus d'accès aux dossiers pendant une période de conservation spécifiée.

9. Éduquer le client :

- Fournir au client des informations sur ses droits et ses options concernant son dossier médical, comme la possibilité de modifier des informations incorrectes ou de déposer une plainte s'il estime que ses droits ont été violés.

10. Gérer les objections ou les plaintes :

- Si le client s'oppose à des suppressions, des frais ou à d'autres aspects du processus d'accès aux dossiers, répondez rapidement à ses préoccupations et fournissez une explication claire. Soyez prêt à proposer un processus d’appel ou de plainte comme l’exige la loi.

N'oubliez pas que les lois sur l'accès aux dossiers médicaux varient selon les pays et les juridictions. Il est important de rester à jour avec les réglementations spécifiques applicables à votre environnement pour garantir la conformité et fournir aux clients un accès précis et rapide à leurs informations médicales.