À votre avis, à qui se référerait-on en cas de violation ou de non-respect des procédures standard ?

Personnel approprié

Dans une organisation, la ou les personnes responsables de la gestion et de la communication des incidents impliquant des écarts de processus ou des violations potentielles aux autorités/agences de réglementation, à la direction de l'entreprise, aux équipes internes de conformité/gestion des risques et aux employés sont collectivement appelées le personnel approprié.

Voici une répartition des personnes qui pourraient être désignées comme personnel approprié dans diverses circonstances :

1. Violation non grave :

En cas de manquements non graves, le personnel approprié peut inclure :

- Superviseur ou gestionnaire immédiat :Responsable de l'enquête initiale et de la documentation.

- Responsable de la confidentialité des données :aide à évaluer les implications potentielles en matière de confidentialité et fournit des conseils.

- Équipe de sécurité :Collabore sur les aspects techniques et les stratégies de confinement.

2. Violation grave :

Pour les violations plus graves susceptibles d’avoir un impact significatif sur les individus, le personnel approprié peut s’étendre à :

- Direction générale ou conseil d'administration :Impliqué dans la prise de décision et l'émission de déclarations.

- Service juridique :fournit des conseils sur les exigences réglementaires et les implications juridiques.

- Conseiller juridique externe :Aide à la gestion des litiges ou des amendes résultant de la violation.

3. Conformité des employés :

Dans les cas impliquant des problèmes de conformité des employés ou des violations du code de conduite, le personnel approprié peut inclure :

- Service des ressources humaines :Gère les questions disciplinaires et veille au respect des politiques.

- Responsable de l'éthique et de la conformité :enquête et traite les violations éthiques.

- Équipe d'audit et de gestion des risques :Évalue les contrôles et fournit des recommandations.

4. Chaîne d'approvisionnement et interactions avec les partenaires :

Si une violation implique des fournisseurs ou des partenaires, le personnel approprié peut également inclure :

- Équipe de gestion des risques tiers :Assure le respect des normes de cybersécurité et de confidentialité.

- Service des contrats et des achats : travaille avec des parties externes pour examiner les accords.

N'oubliez pas que la répartition des responsabilités et la désignation du personnel approprié peuvent varier en fonction de la violation spécifique, des réglementations du secteur et des politiques internes. Il est essentiel d’établir un plan clair de réponse aux incidents qui indique qui doit être informé et impliqué à chaque étape du processus.