De quel type de dossiers souhaiteriez-vous disposer pour les incidents sur le lieu de travail impliquant une forme de discrimination ?

Pour gérer et enquêter efficacement sur les incidents sur le lieu de travail impliquant toute forme de discrimination, il est essentiel de conserver des dossiers précis et complets. Voici une liste des types d'enregistrements que vous souhaiteriez avoir :

1. Rapport d'incident :

- Un rapport d'incident formel doit être rempli par la personne qui a été victime ou témoin de discrimination. Il doit inclure des détails tels que la date, l'heure, le lieu de l'incident et une description détaillée de ce qui s'est produit.

2. Déclarations des témoins :

- S'il y a eu des témoins de l'incident discriminatoire, leurs déclarations doivent être enregistrées. Ces déclarations peuvent fournir des perspectives et un soutien supplémentaires à la personne qui dépose le rapport.

3. Dossiers de communication :

- Conservez des enregistrements de toute communication liée à l'incident, y compris les e-mails, les messages texte ou les notes écrites. Ceux-ci peuvent être utiles pour établir une chronologie des événements et la nature de la discrimination.

4. Preuve physique :

- S'il existe des preuves matérielles liées à l'incident, telles que des documents, des enregistrements ou des captures d'écran, elles doivent être collectées et conservées.

5. Documentation des ressources humaines :

- Tenir des registres de toutes les mesures prises par le service des ressources humaines en réponse à l'incident. Cela inclut toutes les enquêtes, les entretiens menés et toutes les mesures disciplinaires prises.

6. Documents de politique et de procédure :

- Conserver dans vos dossiers des copies des politiques et procédures de l'entreprise liées à la discrimination, au harcèlement et à l'égalité des chances en matière d'emploi. Ces documents démontrent l'engagement de l'organisation à prévenir et à traiter de tels incidents.

7. Dossiers de formation :

- Tenir des registres de toute formation dispensée aux employés sur la discrimination, la diversité, l'inclusion et la sensibilité. Ces dossiers peuvent démontrer que l'organisation est proactive dans la prévention de la discrimination.

8. Documents juridiques :

- Si l'incident dégénère en une question juridique, telle qu'un procès ou une enquête menée par un organisme de réglementation, conservez tous les documents juridiques liés à l'affaire, y compris les ordonnances du tribunal, les accords de règlement ou toute conclusion d'enquête.

9. Plans d'actions correctives :

- Si des mesures correctives sont prises à la suite de l'incident, telles que des modifications des politiques, des procédures ou des mesures disciplinaires, documentez ces actions et leurs résultats.

10. Accords de confidentialité :

- Si des accords de confidentialité sont signés par les parties impliquées dans l'incident, conservez des copies de ces accords dans vos dossiers.

En conservant ces types de dossiers, les organisations peuvent garantir une documentation complète des incidents sur le lieu de travail impliquant une discrimination, faciliter des enquêtes équitables et démontrer leur engagement à maintenir un environnement de travail sans discrimination.