Comment gérer les systèmes de dépôt papier médical

dossiers médicaux individuels sont maintenus pour chaque patient que le médecin voit . Un dossier médical est où l'information sur la santé du patient sont stockées , comme les antécédents médicaux , les dossiers médicaux et les listes de médicaments sur ordonnance . La gestion d'un système de dépôt de papier médical est un processus délicat qui implique des procédures spécifiques à suivre . Sinon , les informations d'un patient peut se retrouver dans le dossier d'un autre patient . HIPAA , Health Insurance Portability and Accountability Act , est une loi fédérale qui surveille la façon dont l'information sur la santé du patient est stocké et sécurisé au sein d'un organisme de soins de santé. Par conséquent , les politiques et les procédures que vous définissez pour la gestion des systèmes de classement de papier doivent être en conformité avec les règles HIPAA . Choses que vous devez
dossier dans la boîte
Inscrivez -out feuille
Voir Instructions
1

Mettre en place un dossier dans la boîte de nouveaux documents papier médical qui ont besoin d' être déposé . Divisez la boîte de réception dans des catégories telles que « l'évaluation des patients », « notes d'évolution » et «travail de laboratoire . " Informer les cliniciens dans votre bureau de soins de santé à utiliser correctement dans la boîte et trier les dossiers papier .
2

Récupérer le contenu d' au moins deux fois dans la boîte un jour , ou aussi souvent que vous possible. Apportez les dossiers papier vers la zone de dépôt ou de la salle des dossiers médicaux .
3

Trier les nouveaux fichiers de papier dans l'ordre alphabétique pour déposer facilement. Plusieurs fois , si un médecin voit un nouveau patient , il y aura une variété de documents papier sur le patient pour vous de déposer . Mettez tous les documents d'un patient ensemble dans une pile et continuer à alphabétiser . Perforation les documents afin qu'ils soient prêts à être déposés .
4

Déposez les documents médicaux dans le bon tableau . Placez les fichiers dans la bonne section du tableau , puisque les dossiers médicaux contiennent différentes sections pour les différents types de documents . Faites attention à ce processus afin que vous ne produisez pas accidentellement les fiches de travail de laboratoire dans la section de la facturation des patients de la carte .
5

Mettez les dossiers médicaux de retour à l'endroit exact où vous les avez trouvés lorsque vous ont déposé tous les documents . Les dossiers médicaux sont généralement maintiennent dans l'ordre alphabétique par nom de famille.
6

Réaliser des audits de qualité de routine pour s'assurer que les dossiers papier médical sont déposées correctement. L' infirmière responsable ou gestionnaire de gestion de la qualité de votre organisation de soins de santé peuvent être responsables de l'exécution des vérifications . Elle va faire une vérification sur place pour voir si oui ou non les documents sont mal classés sur une sélection aléatoire ou un échantillon . Dossiers médicaux mal classés seront restitués au personnel de dépôt pour être corrigé .
7

Gardez une feuille de session dans la salle des dossiers médicaux . Demandez aux gens de signer un dossier médical quand ils quittent la salle avec elle . Cela aide le personnel de dépôt de garder trace de l'endroit où les dossiers de santé sont , ce qui est important pour la conformité HIPAA .
8

Ne laissez jamais les non- employés de voir les dossiers papier médicaux . Activités de dépôt doivent être effectuées dans un espace privé afin que les patients ne voient pas l' information sur les soins de santé des autres patients - ce qui est une violation HIPAA qui peut coûter votre organisation beaucoup d'argent à des sanctions fédérales
.