Quel est le processus d’utilisation du bordereau de déficience pour suivre les dossiers incomplets ?

L’utilisation de fiches de déficience pour suivre les dossiers incomplets implique un processus systématique pour identifier, documenter et suivre les dossiers qui manquent d’informations essentielles ou de pièces jointes requises. Voici un aperçu des étapes impliquées :

1. Identifiez les enregistrements incomplets :

- Examinez régulièrement les dossiers, tels que les formulaires, les rapports ou les demandes, pour identifier ceux contenant des informations ou des pièces jointes manquantes.

- Vérifiez les champs marqués comme obligatoires, les documents requis non soumis ou les incohérences nécessitant des éclaircissements.

2. Créer des bordereaux de carence :

- Générer un bordereau de déficience pour chaque dossier incomplet.

- Incluez des détails tels que le numéro de référence du dossier, le type, la date de réception et les lacunes spécifiques identifiées.

- Attribuez un numéro de suivi ou un identifiant unique à chaque bordereau de carence.

3. Communiquer avec les parties responsables :

- Transmettre le bordereau de déficience à la personne ou au service chargé de compléter le dossier.

- Prévoir une date limite pour soumettre les informations manquantes ou les pièces jointes.

- Énoncer clairement les conséquences de l'incapacité de remédier aux lacunes dans les délais impartis.

4. Suivi et surveillance :

- Maintenir un système de suivi centralisé de tous les bordereaux de déficience émis.

- Effectuer un suivi régulier auprès des parties concernées pour assurer la soumission en temps opportun des informations manquantes.

- Envoyez des rappels si la date limite approche ou est dépassée.

- Mettre à jour l'état des bordereaux de déficience au fur et à mesure que les informations sont reçues ou que les problèmes sont résolus.

5. Résoudre les lacunes :

- Une fois les informations ou pièces jointes nécessaires fournies, vérifiez-les pour en vérifier l'exhaustivité et l'exactitude.

- Mettez à jour les enregistrements en conséquence et marquez le bordereau de déficience comme « résolu » ou « fermé ».

6. Escalader si nécessaire :

- Dans les cas où les parties responsables ne répondent pas ou négligent constamment de compléter les enregistrements, transmettre le problème au superviseur, au gestionnaire ou à l'autorité désignée approprié.

7. Tenue de dossiers et rapports :

- Tenir un registre de tous les relevés de déficiences émis, de leur statut et des dates de résolution.

- Générer des rapports réguliers sur les enregistrements incomplets et l'efficacité du processus de suivi des déficiences.

8. Amélioration continue :

- Analyser les raisons des enregistrements incomplets et identifier les moyens d'améliorer les processus de collecte de données.

- Apporter les ajustements nécessaires au processus de fiche de carence pour améliorer son efficacité.

En mettant en œuvre un processus systématique d'utilisation des fiches de déficience, les organisations peuvent garantir l'exhaustivité et l'exactitude de leurs dossiers, améliorer la qualité des données et améliorer les pratiques de gestion des dossiers.