Comment fusionner des dossiers médicaux

Chaque cabinet médical ou d'un département de l'hôpital a sa propre façon de maintenir les dossiers des patients . Lorsque plusieurs bureaux ou départements fusionnent, ainsi, aussi, les dossiers médicaux doivent être fusionnées ainsi à éviter les doubles emplois ou des erreurs dans les soins aux patients . Alors que le processus de fusion de dossiers médicaux est complexe et quelque peu fastidieux, ayant un système de dossiers précis peut garantir l'exactitude et l'efficacité une fois rempli. Choses que vous devez
dossiers médicaux
logiciels médicaux de données ( dépôt électronique )
le scanner ( dépôt électronique )
dossiers de dépôt ( dépôt sur papier ) Photos drapeaux de documents ( dépôt sur papier ) Photos Fichier stockage (dépôt papier )
personnel médical formé
papier la déchiqueteuse de personnel de soutien informatique ou d'un service de déchiquetage
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Sélectionnez une méthode de tenue de dossiers qui fonctionne pour votre cabinet médical . Discutez avec tous les ministères et le personnel de bureau comment une fusion des dossiers médicaux pourrait potentiellement affecter chaque département . Demandez des suggestions sur le type de système de tenue de dossiers qui fonctionnera le mieux pour votre cabinet médical ( électronique, papier ou une combinaison ) .
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Choisissez les dossiers de bureau serviront que les originaux , et qui les dossiers de bureau seront fusionnés dans --- si la fusion plus d'un bureau ou d'un département . Le département des documents originaux doit être celui avec l'information la plus complète . Par exemple , tous les patients vus dans une pratique générale sont également vu par un service de radiologie , de sorte que la pratique générale auraient patients plus individuels et plus de documents par personne . Au cours de cette étape, vous devez également décider quel patient système de numérotation des ID va être utilisé à l'avenir.
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Définir un calendrier pour quand la fusion doit être complète , et de décider qui va être chargé de superviser le processus au sein de chaque département . Avoir une personne de chaque bureau ou département superviser le reste du personnel assurera une fusion lisse . Lorsque vous définissez une heure de la fusion , votre principal objectif devrait être de décider de travailler ou non sera achevé pendant ou après les heures de bureau , ou si le bureau sera fermé pendant le projet pour vous permettre de terminer dans un délai plus court .
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choisir et acheter le logiciel que vous allez utiliser pour maintenir vos données de dossiers médicaux une fois qu'il est fusionné . Prendre des dispositions pour le support informatique pour être sur appel pendant votre processus de fusion à aider si nécessaire . Si vous choisissez d'utiliser le dépôt sur papier au lieu , acheter des fournitures supplémentaires que vous pourriez avoir besoin , comme le dossier de fichiers ou des étagères de stockage pour accueillir l'augmentation de la taille des fichiers en raison de la fusion .
Complète processus de fusion
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former votre personnel selon le procédé que vous avez choisi pour compléter le dossier médical fusion . Le meilleur procédé pour la fusion de dossiers médicaux est de travailler à travers un ministère ou les dossiers de bureau à un moment par ordre alphabétique. Une fois un ensemble d'enregistrements a été entré dans votre système (y compris les informations de base du patient ) , vous pouvez alors commencer à fusionner le reste des documents dans les dossiers papier ou les entrer dans le système .
6 Saisie précise information du patient est cruciale pour l'ensemble du processus de fusion .

Commencez à entrer les données démographiques du patient dans votre nouveau système ou de créer de nouveaux dossiers (si vous utilisez le dépôt sur papier ) pour chaque patient basée sur l'ensemble original des documents que vous avez choisi pour être votre point de départ de l'étape 2 de la section 1 . Lorsque vous entrez dans chaque patient dans le système , noter le nouveau numéro d'identification (le cas échéant ) et faire des mises à jour de données démographiques de base du patient .
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Trier votre jeu original de dossiers dans l'ordre chronologique, du plus récente sur le dessus pour le plus ancien sur le fond, si elles sont des copies papier . Si les originaux sont en format électronique , le processus de fusion peut être un peu plus difficile , selon la façon dont les fichiers électroniques sont stockés . Si chaque note au dossier a été enregistré individuellement tout ce qui est nécessaire est de renommer les fichiers pour correspondre à votre nouveau système de classement . Toutefois , si vos fichiers électroniques sont dans les grands groupes ou un seul gros fichier par département , il peut être préférable de les imprimer et de les trier de cette façon.
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commencer à fusionner vos fichiers secondaires dans les originaux . Commencez par un ministère ou un bureau à la fois et de trier le dossier de chaque patient dans l'original , de nouveau en ordre de date . Si vous utilisez le dépôt sur papier , vous pouvez envisager d'utiliser des documents drapeaux pour marquer les différents types de dossiers médicaux , à savoir les notes du médecin , les rapports de radiologie ou des procédures opérationnelles . Si vous utilisez le dépôt électronique , la création d'un système pour nommer les fichiers de documents suffira .
9 Passage au dépôt électronique peut être fastidieux , mais peut être plus efficace dans le long terme .

analyser les fichiers fusionnés complets dans votre base de données ou , si vous utilisez le dépôt sur papier , commencer à les classer par ordre alphabétique. Si vous avez opté pour le stockage électronique , ce processus peut avoir déjà été effectuée à l'étape 4 , si elles ont été enregistrées individuellement en format électronique pour commencer. L'

Poster Fusion Suivi 10

en revue les nouveaux dossiers médicaux système de classement avec tous les membres du personnel pour s'assurer que chacun sait comment utiliser et entretenir les fichiers avec précision. Il peut être utile d'écrire aussi un manuel de formation sur la façon d'utiliser le nouveau système de référence pour les employés actuels et futurs .
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travailler sur des problèmes avec le nouveau système à mesure qu'ils surviennent . Si vous avez opté pour un système de dépôt électronique , rester en contact régulier avec le service informatique du logiciel pour résoudre les éventuels défauts ou pour planifier des mises à jour de logiciels .
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Continuer à fusionner dans de nouveaux dossiers médicaux comme acquis . Il peut également être bénéfique pour mettre en œuvre une procédure de purge des dossiers annuels si vous avez choisi de ne conserver qu'une certaine peine de délai de l'information .